„Aktion scharf“ bei Registrierkassen – was man als Unternehmer wissen muss
Die Finanzverwaltung hat angekündigt, dass zukünftig wieder vermehrt Augenmerk auf die Kontrolle der Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht gelegt wird.
Was bedeutet Belegerteilungspflicht?
Unternehmer trifft bereits seit dem 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barverkäufen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer zur Verfügung zu stellen (händisch oder mittels Registrierkassa). Der Käufer muss den Beleg entgegennehmen und ist dieser bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung mitzunehmen.
Wen trifft die Registrierkassenpflicht?
Betriebe ab einem Jahresumsatz von 15.000 € netto (je Betrieb!) und davon Barumsätze von mehr als 7.500 € netto müssen zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkassa) verwenden. Achtung – auch Umsätze über Bankomat-/Kreditkarten gelten als Barumsätze!
Es gibt gewisse Ausnahmen, beispielsweise bei Buschenschanken, Alm-/Schihütten, Kantinen von gemeinnützigen Vereinen und Automatenumsätze.
Sollten Sie von der Registrierkassenpflicht betroffen sein, ist Folgendes zu beachten:
● Anmeldung einer Signatureinheit / Registrierkasse inkl. Prüfung des „Startbeleges“ innerhalb einer Woche nach Inbetriebnahme über FinOn
● Alle Systemausfälle (Signatureinheit / Registrierkasse) über 48 Std. sind ohne weiteren Aufschub (innerhalb einer Woche ab Auftreten!) über FinOn zu melden
– Die Wiederinbetriebnahme ist ebenfalls zu melden.
– Bei Ausfall der Registrierkasse müssen Belege manuell ausgestellt werden! Nach Reparatur des Fehlers ist die Nacherfassung der zwischenzeitlich ausgestellten manuellen Belege unter Einhaltung einiger Kriterien möglich.
● Monatlich ist ein Kassenabschluss zu erzeugen
● Vierteljährlich ist das vollständige Datenerfassungsprotokoll auf einem elektronischen Medium (externe Festplatte, USB-Stick, etc.) zu sichern
● Jährlich Prüfung des Jahresbeleges über FinOn. In vielen Fällen wird das durch uns erledigt. Bitte übermitteln Sie den dafür notwendigen Beleg spätestens mit der Dezember-Buchhaltung bzw. Mitte/Ende Jänner.
Besteht eine Registrierkassenpflicht und verfügt das Unternehmen über keine entsprechende Ausstattung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und wird mit hohen Geldstrafen geahndet.
Im Fall einer Prüfung müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
● Das E 131 (Beschreibung der Registrierkasse)
● Das Handbuch der Registrierkasse
● Die Dokumentation über die oben angeführten Verpflichtungen
● Monats- und Jahresbelege
● Dokumentation über Ausfälle
● Nullbelege
● Zusätzlich sollten noch Dienstanweisungen an Mitarbeiter zur Herausgabe der Belege und ein USB-Stick für den Datenexport bereit liegen.