Sowohl Büroschränke als auch elektronische Archive sollten regelmäßig entrümpelt werden.
Elektronisch archivieren
Für Belege und andere Dokumente empfehlen wir dringend ein elektronisches Archiv, das den Anforderungen der Finanz genügt. Vorteil: Papierbelege müssen erst gar nicht in Ordner abgelegt werden.
Dauerakt
Wichtige Verträge und Urkunden in Papierform gehören in einen Dauerakt und werden separat aufbewahrt.
Tipp: Zusätzlich einscannen für ein vollständiges E-Archiv.
Unterlagen mit Sonderaufbewahrungsfristen
Bestimmte Unterlagen, wie etwa Grundstücksunterlagen oder Covid-19-Unterlagen, dürfen nach der allgemeinen Frist von sieben Jahren nicht vernichtet werden.
Unterlagen mit Vernichtungs-Stopp
Unterlagen, die ein anhängiges Verfahren der Finanz, einer Behörde oder bei Gericht betreffen, dürfen nicht vernichtet werden, auch wenn sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfüllt haben.
Unterlagen mit Pflicht zur Vernichtung
Bestimmte Unterlagen, wie etwa Bewerbungsunterlagen, müssen nach einer bestimmten Frist vernichtet werden. Ausnahme: Sie betreffen ein aktuelles Verfahren (siehe Punkt 4).
Unterlagen vernichten
Die zur Vernichtung ausgewählten Ordner oder Daten müssen ordnungsgemäß vernichtet werden. Bei Papier geht es um Mülltrennung und Datenschutz, bei elektronischen Daten um die ordnungsgemäße Löschung. Für beides gibt es Profis.
Reinigen und genießen
Freuen Sie sich über den freigewordenen Platz. Wer auf E-Archiv umgestiegen ist, kann vielleicht auch Schränke abbauen.